Podstawowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych. To musisz wiedzieć
Księgi rachunkowe nazywane też księgami handlowymi zostały po raz pierwszy wymyślone i zastosowane przez średniowiecznych kupców, którzy zapisywali w nich należności od dłużników i zobowiązania. Stosunkowo proste początkowo rejestry zamieniały się z czasem w bardziej rozbudowane księgi, w których zawierano między innymi informacje dotyczące ewidencji gotówki, weksli i towarów. W dzisiejszych czasach zasady prowadzenia tych ksiąg są już nieco bardziej skomplikowane.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest dziś nazywane pełną księgowością. Zobowiązanych jest do niej wiele podmiotów gospodarczych. Wszelkie zagadnienia związane z ich poprawnym prowadzeniem reguluje w naszym kraju Ustawa o rachunkowości.
Jak powinny być prowadzone księgi rachunkowe?
- Musi je prowadzić profesjonalna księgowa.
Księgi rachunkowe muszą być prowadzone przez wykwalifikowaną osobę. Firmy, które obowiązuje pełna księgowość, mogą albo zatrudnić na etat własną księgową, albo skorzystać z usług zewnętrznych biur rachunkowych. Jeżeli przedsiębiorca decyduje się na powierzenie prowadzenia ksiąg zewnętrznemu podmiotowi, musi powiadomić o tym właściwy urząd skarbowy nie później niż do 15 dni od dnia ich wydania. - Księgi rachunkowe muszą być prowadzone systematycznie, starannie i skrupulatnie.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga systematyczności, staranności i precyzji. Są w nich zapisane wszystkie operacje finansowe dotyczące danej firmy, np.: przychody i wydatki z działalności operacyjnej, koszty wynagrodzeń pracowników, czynsze, czy zobowiązania kredytowe. Zapoznając się z nimi, można wywnioskować, w jakiej kondycji finansowej znajduje się dane przedsiębiorstwo. - Wszystkie operacje finansowe muszą być wprowadzane w porządku chronologicznym.
Wszystkie zapisy w księgach rachunkowych muszą być do nich wprowadzane na bieżąco, dzięki czemu zachowany jest porządek chronologiczny. W ten sposób wszystkie zapisy znajdujące się w tym dokumencie umożliwiają uzyskanie informacji o działalności firmy w odpowiednich przekrojach. - Informacje znajdujące się w księgach rachunkowych muszą być rzetelne.
Wszystkie informacje wprowadzane do ksiąg rachunkowych muszą być rzetelne, czyli muszą wiernie odzwierciedlać stan rzeczywisty. - Muszą być sprawdzalne.
Wszelkie wpisy znajdujące się w księgach rachunkowych muszą być realizowane tak, aby dało się stwierdzić ich poprawność. Niezbędne jest przechowywanie odpowiedniej dokumentacji (tzw. dowodów księgowych), na podstawie której można sprawdzić poprawność tych zapisów. - Nie można pozwolić sobie na żadne błędy.
Księgi rachunkowe muszą być prowadzone bezbłędnie. Wszystkie wpisywane do nich dane muszą być poprawne i kompletne, zapisy muszą być prowadzone w sposób ciągły, a stosowane w nich procedury obliczeniowe muszą być klarowne i bezbłędne. - Muszą być dostępne w każdym momencie.
Zapewniony musi być stały dostęp do ksiąg rachunkowych. Dzięki temu w dowolnym momencie można uzyskać przejrzyste i zrozumiałe informacje dotyczące zapisów w nich dokonanych.